Materi Pertama yang Hasbullah Bawakan Pada Pelatihan Kepemimpinan

A. Pengertian SekretarisKata sekretaris berasal dari bahasa Latin, secretum yang artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamai secretarium atau secretarius. Dalam bahasa Prancis disebut secretaire dalam bahasa Belanda disebut secretaries dan dalam bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret, artinya rahasia. Sesuai dengan arti asalnyamaka seorang sekretaris harus dapat menyimpan rahasia.Lalu Muncul Pertanyaan :1.Dari beberapa pengertian di atas coba Kamu rinci apa saja tugas seorang sekretaris!2.Dari beberapa definisi pengertian sekretaris tersebut coba kami simpulkan, sehingga menjadi pengertian sekretaris menurut pendapat Kamu !3.Baca kembali pengertian sekretaris diatas, dan pahami kalimat bahasa Inggrisnya. Coba sekarang utarakan didepan tutormu tentang pengertian sekretaris dalam bahasa inggris.B. Jenis SekretarisBerdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi duamacam, yaitu :1. Sekretaris Instansi (Organisasi): yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris Organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan.2. Sekretaris Pribadi : yaitu sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan. Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor. Sekretaris Pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan agar jangan sampai kelebihan beban atau persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada persoalan yang lebih penting. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya, keperluan dalam melaksanakan tugasnya sehingga pekerjaanya menjadi lebih baik.C. Rincian Tugas SekretarisPada dasarnya tugas seorang sekretaris adalah :1. menyelenggarakan surat-menyurat (korespondensi) yaitu :memproses surat masuk dan keluarmengonsep suratmengetik suratmengklasifikasi suratmengatur pengantar surat dan melayani pinjaman surat, arsip atau dokumen2. menyelenggarakan tata kearsipan, sehingga mempermudah proses surat-menyurat atau mencari kembali bila arsip sewaktu-waktu diperlukan.3. menyampaikan informasi kepada pimpinan, misalnya :menyelenggarakan pencatatan dan penyampaian informasimencatat pesan-pesan tamu yang perlu disampaikanmenyelenggarakan kliping surat kabar, majalah dan buletin4. membuat laporan, menyusun data dan statistic ( Inventaris)D. PersuratanHarus dibuat terpisah menjadi dua buku atau satu buku dibagi dua, yang terdiri dari:1. surat masuk2. surat keluarSurat MasukNo Tgl Masuk Instansi Perihal Ket1 24 Januari 2008 BEM FMIPA UH Undangan Rapat Ketua Umum2 2 Februari 2998 Jurusan Matematika FMIPA UH Utusan Loka Karya Warga HimatikaSurat KeluarNo Tgl Keluar Instansi Perihal Ket1 25 Januari 2008 Gubernuran Permohonan Bantuan Dana Gubernur2 3 Februari 2998 BEM FMIPA UH Menbuka Acara LK1 Ketua BEM FMIPA UHJenis-jenis Surat dan Penomoran1. Surat Ketetapan2. Surat Keputusan3. Surat Mandat4. Surat Keterangan5. Surat Pemberitahuan6. Surat Undangan7. Surat Permohonan a. ijin kegiatan b. bantuan c. kesediaan d. peminjaman tempat dan fasilitas f. dll8. Surat Perjanjian/transaksi9. dllKodeDitujukanA Pada Warga HimatikaB Pada Istansi/Perorangan Dalam Lingkup KampusC Pada Istansi/Perorangan di Luar KampusD Pada Istansi/Perorangan di Luar ProvinsiNo. : 002 / A / SM / BE Himatika FMIPA Unhas / I /2008Keterangan :002 = Nomor SuratA = Kode Surat yang ditujikan pada warga HimatikaSM = Surat MandatBE Himatika FMIPA Unhas = istansi yang mengeluarkan suratI = Bulan Keluar2008 = Tahun Keluar